Software für Alltagsbegleitung: Leistungsnachweise und Abrechnung digital für Alltagshelfer

Was ist eine Software für Alltagsbegleitung?

Eine Software für Alltagsbegleitung ist eine digitale Lösung zur Organisation und Verwaltung von Klienten, Mitarbeitenden, Leistungen, Leistungsnachweisen, Budgets, Dokumenten und Abrechnungen.

Statt Leistungen zunächst auf Papier zu dokumentieren und anschließend in andere Programme zu übertragen, können viele Arbeitsschritte direkt digital miteinander verbunden werden.

Eine solche Software kann beispielsweise folgende Bereiche abdecken:

• digitale Leistungsdokumentation
• digitale Leistungsnachweise
• digitale Unterschriften
• Budgetverwaltung
• Rechnungen
• Mahnwesen
• DTA-Abrechnung
• Klientenverwaltung
• Dokumentenverwaltung
• Termin- und Aufgabenplanung
• Dienst- und Tourenplanung

Dadurch entsteht eine zentrale digitale Arbeitsumgebung für Verwaltung und Mitarbeitende.

Wie funktioniert die digitale Leistungsdokumentation für Alltagsbegleiter?

Die Dokumentation beginnt idealerweise direkt dort, wo die Leistung erbracht wird.

Mitarbeitende können ihre Einsätze digital dokumentieren und notwendige Angaben unmittelbar erfassen.

Die Software ist browserbasiert sowie über Android- und Apple-Apps nutzbar. Durch die Offline-Nutzung kann die Dokumentation auch erfolgen, wenn unterwegs vorübergehend keine Internetverbindung vorhanden ist.

Die Anzahl der Dokumentationen ist dabei nicht begrenzt.

Auch bestehende analoge Abläufe können berücksichtigt werden. Eine Offline-Dokumentation für analoge Abrechnungsdokumente ermöglicht es, digitale und bestehende Arbeitsweisen miteinander zu verbinden.

Dadurch bildet die Leistungsdokumentation gleichzeitig eine wichtige Grundlage für Leistungsnachweise, Budgetkontrolle und die spätere Abrechnung.

Welche Leistungsnachweise können Alltagsbegleiter digital erstellen?

Ein zentraler Bestandteil der Software sind digitale Leistungsnachweise für unterschiedliche Leistungsbereiche.

Unterstützt werden unter anderem:

• § 45a SGB XI
• § 45b SGB XI
• § 39 bzw. § 42a SGB XI
• § 36 SGB XI
• § 38 SGB XI
• § 70 SGB XII
• 24h-Leistungen nach SGB V
• Privatleistungen

Damit können unterschiedliche Leistungsarten innerhalb einer zentralen Anwendung dokumentiert und verwaltet werden.

Können Leistungsnachweise digital unterschrieben werden?

Ja. Leistungsnachweise und Verträge können digital mit einer Unterschrift versehen werden.

Dadurch entsteht ein weitgehend durchgängiger digitaler Ablauf:

Leistung erbringen → dokumentieren → digital unterschreiben → Leistungsnachweis prüfen → abrechnen.

Das reduziert Papieraufwand und kann insbesondere bei einer größeren Zahl von Klienten die Verwaltung vereinfachen.

Wie kann ich fehlende Leistungsnachweise und Unterschriften kontrollieren?

Gerade vor der Abrechnung ist es wichtig zu wissen, ob alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen.

Dafür stehen unter anderem ein Nachweis-Check und ein Unterschriften-Check zur Verfügung.

Die Verwaltung kann dadurch schneller erkennen, bei welchen Leistungen beispielsweise noch ein Nachweis oder eine Unterschrift fehlt.

Ergänzend gibt das Tagesprotokoll einen Überblick über dokumentierte Leistungen und Nachweise.

Fehlende Dokumente können so möglichst erkannt werden, bevor sie bei der Abrechnung zum Problem werden.

Kann eine Software das Budget nach § 45b SGB XI verwalten?

Ja. Die Budgetverwaltung gehört zu den wichtigen Funktionen einer Software für Alltagsbegleitung nach § 45b SGB XI.

Dafür stehen eine Kombinationsbudgetierung und Budgetverwaltung sowie eine Gesamt- und Teil-Budgetübersicht zur Verfügung.

So lässt sich nachvollziehen, welche Budgets für einen Klienten hinterlegt sind und welche Beträge bereits durch erbrachte Leistungen berücksichtigt wurden.

Zusätzlich können Kostenvoranschläge und Reports erstellt werden.

Eine weitere Übersicht zeigt Klienten ohne Leistungen. Dadurch kann die Verwaltung schneller erkennen, wenn bei einem Klienten über einen bestimmten Zeitraum keine Leistungen dokumentiert wurden.

Kann ich Leistungen direkt über die Software abrechnen?

Ja. Dokumentation, Leistungsnachweise und Rechnungsstellung können miteinander verbunden werden.

Neben einem Rechnungs-Check stehen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:

• Rechnungsstellung
• Mahnwesen
• DTA-Abrechnung direkt über die Software
• individuelle Rechnungslayouts
• Bankkontoanbindung
• Einreichung von Lastschriften

Optional kann außerdem eine Anbindung an Lexoffice oder sevdesk genutzt werden.

Der Ablauf kann dadurch weitgehend digital organisiert werden:

Leistung erbringen → dokumentieren → unterschreiben → Nachweis kontrollieren → Budget prüfen → abrechnen → Zahlung verwalten.

Ist eine DTA-Abrechnung für Alltagsbegleitung direkt aus der Software möglich?

Ja. Die DTA-Abrechnung kann direkt über die Software durchgeführt werden.

Das ist insbesondere für Alltagsbegleitungs- und Betreuungsdienste interessant, die ihre Leistungsdokumentation und Abrechnung nicht auf verschiedene Systeme verteilen möchten.

Leistungsdaten, Nachweise und Abrechnung können dadurch innerhalb eines zusammenhängenden digitalen Prozesses bearbeitet werden.

Gibt es eine Klientenverwaltung für Alltagsbegleitungsdienste?

Ja. Die integrierte Klientenverwaltung mit CRM bündelt relevante Informationen zentral.

Vorhandene Klientenlisten können integriert werden, sodass bei einem Wechsel auf die Software bestehende Daten nicht vollständig neu erfasst werden müssen.

Damit können Klienteninformationen, Dokumentationen, Leistungsnachweise und weitere Verwaltungsinformationen innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisiert werden.

Kann ich eigene Verträge und Formulare digitalisieren?

Ja. Nicht jeder Alltagsbegleitungs- oder Betreuungsdienst arbeitet mit denselben Formularen.

Deshalb können eigene Dokumente digitalisiert werden, zum Beispiel:

• Verträge
• Einverständniserklärungen
• betriebsinterne Formulare
• individuelle Nachweise
• weitere eigene Dokumente

Die Einrichtung neuer Formulare ist kostenfrei möglich.

Auch Stempel und das eigene Logo können integriert werden.

Dokumente lassen sich anschließend digital bearbeiten, unterschreiben, als PDF exportieren und archivieren.

Auch der digitale Versand von Protokollen und Dokumentationen ist möglich.

Ist die Software für Gründer eines Alltagsbegleitungsdienstes geeignet?

Gerade bei der Gründung einer Alltagsbegleitung, eines Alltagshelferdienstes oder eines Betreuungsdienstes müssen zahlreiche organisatorische Prozesse neu aufgebaut werden.

Dazu gehören unter anderem Klientenverwaltung, Verträge, Leistungsnachweise, Dokumentation, Rechnungsstellung und Budgetverwaltung.

Eine zentrale Software kann dabei helfen, diese Prozesse von Beginn an digital zu strukturieren, anstatt zunächst unterschiedliche Excel-Listen und Papierablagen aufzubauen und später auf ein digitales System wechseln zu müssen.

Zusätzlich ist die Teilnahme an der Betreuungskräfte-Basisqualifizierung nach § 8 AnFöVO für eine Person im Paketpreis enthalten.

Weitere Teilnehmende können optional für 75,00 € Endpreis je Person hinzugebucht werden.

Was kostet die Software für Alltagsbegleitung?

Das Paket für Alltagsbegleitung kostet 69 € netto zzgl. MwSt pro Firma und Monat.

Dabei sind unbegrenzt viele Mitarbeitende und Klienten vorgesehen.

Für neu gegründete Unternehmen gibt es zusätzlich ein Gründerangebot. Sind die Voraussetzungen des Gründerangebots erfüllt (Gewerbe nicht älter als 6 Monate), kostet das Paket für Alltagsbegleitung in den ersten sechs Monaten 49 € netto zzgl. 19 % MwSt pro Monat statt 69 € netto zggl. 19 % MwSt pro Monat.

Wie viele Mitarbeitende und Klienten können verwaltet werden?

Die Anzahl der Mitarbeitenden und Klienten ist nicht begrenzt.

Das ist insbesondere für wachsende Alltagsbegleitungs- und Betreuungsdienste interessant.

Neue Mitarbeitende und Klienten können hinzugefügt werden, ohne allein aufgrund ihrer Anzahl ein anderes Nutzer- oder Klientenpaket zu benötigen.

Können Mitarbeitende die Software unterwegs nutzen?

Ja. Die Software kann über den Browser sowie per Android- und Apple-App genutzt werden.

Zusätzlich ist eine Offline-Nutzung möglich.

Damit können Mitarbeitende Leistungen auch unterwegs dokumentieren und müssen ihre Aufzeichnungen nicht zwangsläufig später im Büro erneut übertragen.

Ist die Software DSGVO-konform und wo werden die Daten gespeichert?

Bei der digitalen Verarbeitung von Klienten- und Pflegedaten spielen Datenschutz und Datensicherheit eine wichtige Rolle.

Zum Angebot gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sowie eine TLS-verschlüsselte Datenübertragung.

Das Hosting erfolgt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland.

Gibt es persönlichen Support?

Ja. Der Support erfolgt direkt und persönlich ohne klassisches Ticketsystem.

Der telefonische Support ist täglich von 07:00 bis 22:00 Uhr erreichbar.

Als persönlicher Ansprechpartner steht eine Fachperson mit Qualifikation als verantwortliche leitende Pflegefachkraft und Pflegeberater nach § 7a SGB XI sowie zehn Jahren Erfahrung in der Pflegedokumentation zur Verfügung.

Die Schulung der Verwaltung und Mitarbeitenden ist kostenfrei enthalten.

Zusätzlich stehen Erklärvideos zur Verfügung.

Über ein Austausch-Forum können Anwender außerdem Erfahrungen mit anderen Personen aus der Branche austauschen.

Warum eine Software statt Excel für die Alltagsbegleitung?

Excel kann für einzelne Verwaltungsaufgaben hilfreich sein.

Schwieriger wird es jedoch, wenn Klientendaten, Leistungen, Budgets, Nachweise, Unterschriften und Rechnungen über unterschiedliche Dateien und Programme verteilt sind.

Der Vorteil einer umfassenden Software für Alltagsbegleitung liegt deshalb vor allem in der Verbindung der einzelnen Prozesse.

Leistungsdokumentation, digitale Leistungsnachweise, Unterschriften, Budgetverwaltung, Rechnungsstellung, DTA-Abrechnung, Klientenverwaltung und Dokumentenmanagement greifen ineinander.

Informationen müssen dadurch nicht immer wieder zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.

Das kann Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig für mehr Übersicht sorgen.

Welche Software eignet sich für Alltagsbegleitung, Betreuungsdienste und Alltagshelfer?

Eine geeignete Software sollte sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen eines Alltagsbegleitungs- oder Betreuungsdienstes orientieren.

Besonders relevant sind:

• Digitale Leistungsdokumentation: Mitarbeitende sollten Leistungen direkt beim Klienten dokumentieren können.



• Digitale Leistungsnachweise: Unterschiedliche Leistungsbereiche sollten abgebildet werden können.



• Digitale Unterschriften: Nachweise und Verträge sollten digital unterschrieben werden können.



• Budgetverwaltung: Verfügbare und bereits verwendete Budgets sollten übersichtlich dargestellt werden.



• Abrechnung: Rechnungen und DTA-Abrechnung sollten möglichst aus den vorhandenen Leistungsdaten erstellt werden können.



• Mobile und Offline-Nutzung: Mitarbeitende sollten auch unterwegs dokumentieren können.



• Klientenverwaltung: Klientendaten und Dokumente sollten zentral organisiert werden können.



• Datenschutz: Klienten- und Leistungsdaten benötigen eine entsprechend geschützte technische Umgebung.



• Persönlicher Support: Bei Fragen zur Dokumentation und Abrechnung kann ein fachkundiger Ansprechpartner besonders hilfreich sein.

Häufige Fragen zur Software für Alltagsbegleitung

Welche Software eignet sich für Alltagsbegleiter?

Eine Software für Alltagsbegleiter sollte Leistungsdokumentation, digitale Leistungsnachweise, Budgetverwaltung, Klientenverwaltung und Abrechnung miteinander verbinden. Mobile und Offline-Nutzung sind besonders wichtig, wenn Mitarbeitende Leistungen direkt beim Klienten dokumentieren.

Gibt es eine App für Alltagsbegleiter?

Ja. Die Software steht als Android- und Apple-App zur Verfügung und kann zusätzlich browserbasiert verwendet werden.

Funktioniert die Dokumentation auch ohne Internet?

Ja. Die Software kann auch offline genutzt werden. Das ist insbesondere bei Hausbesuchen und mobilen Einsätzen hilfreich.

Können Klienten Leistungsnachweise digital unterschreiben?

Ja. Verträge und Leistungsnachweise können digital mit einer Unterschrift versehen werden.

Kann ich Leistungen nach § 45b SGB XI dokumentieren?

Ja. Digitale Leistungsnachweise können unter anderem für Leistungen nach § 45b SGB XI geführt werden.

Kann ich das § 45b Budget digital verwalten?

Ja. Die Software verfügt über Funktionen zur Budgetverwaltung sowie Gesamt- und Teil-Budgetübersichten.

Können auch Privatleistungen abgerechnet werden?

Ja. Neben verschiedenen Leistungsbereichen nach SGB V, SGB XI und SGB XII können auch Privatleistungen berücksichtigt werden.

Kann ich die Abrechnung direkt aus den Leistungsnachweisen erstellen?

Dokumentation, Leistungsnachweise und Rechnungsstellung können innerhalb der Software miteinander verbunden werden. Zusätzlich stehen ein Rechnungs-Check und Funktionen für die DTA-Abrechnung zur Verfügung.

Ist eine DTA-Abrechnung möglich?

Ja. Die DTA-Abrechnung kann direkt über die Software durchgeführt werden.

Gibt es eine Begrenzung bei Klienten oder Mitarbeitenden?

Nein. Im Paket sind unbegrenzt viele Mitarbeitende und Klienten vorgesehen.

Kann ich meine eigenen Formulare verwenden?

Ja. Eigene Formulare wie Verträge und Erklärungen können digitalisiert werden. Neue Formulare können kostenfrei eingerichtet werden.

Gibt es eine Schulung für Mitarbeitende?

Ja. Die Schulung von Verwaltung und Mitarbeitenden ist kostenfrei enthalten.

Was kostet eine Software für Alltagsbegleitung?

Das Alltagsbegleitungs-Paket kostet 69 € netto zzgl 19% MwSt pro Firma und Monat. Für berechtigte Gründer gibt es ein vergünstigtes Angebot von 49 € netto zzgl 19% MwSt pro Monat in den ersten sechs Monaten.

Fazit: Leistungsnachweise und Abrechnung für Alltagsbegleitung digital organisieren

Wer einen Alltagsbegleitungsdienst, Betreuungsdienst oder Alltagshelferdienst organisiert, benötigt mehr als eine einfache Dokumentations-App.

Eine geeignete Lösung sollte den gesamten Prozess unterstützen: von der Planung und Leistungserbringung über die digitale Leistungsdokumentation und Unterschrift bis zum geprüften Leistungsnachweis, zur Budgetkontrolle und zur Abrechnung.

Besonders wertvoll wird eine Software dann, wenn diese Bereiche nicht isoliert nebeneinanderstehen, sondern miteinander verbunden sind.

So entsteht aus der Dokumentation eine zentrale digitale Arbeitsgrundlage für Mitarbeitende und Verwaltung – mit dem Ziel, weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufzuwenden und gleichzeitig mehr Übersicht über Klienten, Leistungen, Budgets, Nachweise und Abrechnungen zu erhalten.